Administração eficaz do tempo

adaptado de Stephen Covey, autor do livro "Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes", um dos livros de Administração mais vendidos no mundo, traduzido em 38 idiomas.

Matriz da administração eficaz do tempo.

Está sem tempo?
Então esqueça o relógio - e pegue uma bússola.
Mais do que controlar as horas, os minutos e os segundos do dia, uma boa gestão do tempo exige, prioritariamente, a definição clara do rumo que você deseja dar à sua vida e sua carreira. Disso resultará todo o resto: dias menos desgastantes, compromissos respeitados, tarefas realizadas no prazo programado, metas alcançadas com serenidade e convívio saudável com a família.
Em outras palavras: é preciso definir o que é realmente importante para você, e jamais perder esse foco. "Divirta-se com o que você faz e aproveite a vida". Essa é a essência da administração do tempo eficiente, pois você estará sempre dando o melhor de si mesmo na execução das atividades.
A definição das prioridades, no entanto, não é algo simples. Exige que você conheça muito bem a si mesmo.
Adquirir maus hábitos faz perder a autonomia sobre a vida.

É provável que você conheça ou até já coloque em prática algumas técnicas de administração do tempo.
Há muitos livros e cursos sobre o tema. O problema é que boa parte das teorias ainda está baseada naquelas famosas listinhas de atividades que devem ser riscadas assim que forem cumpridas.
Nada contra essa técnica, que, aliás, é bastante válida e eficiente, como veremos em breve. A questão é que só isso não basta para obter um bom resultado.

Hoje, há uma quase unanimidade dos consultores em relação à eficiência da chamada matriz de administração do tempo. A metodologia foi criada por Stephen Covey, o guru americano, autor do best-seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.
Covey distribuiu uma série de atividades de acordo com as quatro maneiras (quadrantes) em que, segundo ele, empregamos o nosso tempo.

Observe o quadro "Matriz da Administração Eficaz do Tempo" abaixo:

Quadrante I: 

Nesse espaço estão representadas as atividades e as situações urgentes e importantes e que exigem a nossa atenção imediata.
De acordo com Covey, esse quadrante sufoca as pessoas, pois elas vivem apagando incêndio, administrando crises e se tornam escravas dos problemas. "Enquanto o foco maior permanecer nesse quadrante, você continuará sendo dominado pela correria e pela ansiedade e sentindo-se impotente diante do desperdício de tempo", diz ele.
Em resumo: você perderá o controle sobre sua vida.

Quadrante II:
Refere-se às atividades importantes mas não urgentes. Trata-se de um quadrante de grande importância para sua vida, pois é onde deve estar todo o seu planejamento de longo prazo: desenvolvimento pessoal e profissional, reavaliação da carreira e de suas competências pessoais, análise e antecipação de problemas futuros, estudos, leitura de livros da sua área de atuação, elaboração de estratégias para delegação de tarefas aos subordinados, aprimoramento dos relacionamentos etc. Muitas vezes negligenciamos esse quadrante porque, embora fundamental para nossa vida, ele não tem a característica de urgência.

Quadrante III:
Nele está incluído tudo que é urgente mas não é importante. "Quando você prioriza atividades que são apenas urgentes, corre o risco de cometer um erro fatal para a perda de tempo: o de fazer algo que não o ajudará em nada a atingir seus objetivos de curto, médio ou longo prazo".

Quadrante IV:
São aquelas atividades que não são urgentes nem importantes. Quando você usa o tempo para algo relacionado a esse quadrante, está na maioria das vezes fazendo mau uso dele. As pessoas frequentemente entram nessa área porque ela serve de válvula de escape para uma série de problemas, atividades e compromissos indesejados.


Segundo Stephen Covey, as pessoas que administram suas vidas de acordo com o surgimento das crises vivem 90% do tempo no quadrante I, dedicando os 10% restantes ao quadrante IV, onde estão as atividades que de alguma forma lhe dão algum alívio para as tensões.

"Pessoas eficazes ficam afastadas das atividades dos quadrantes III e IV", afirma Covey. "Elas diminuem o tamanho do quadrante I e dedicam mais tempo ao quadrante II." Isso quer dizer que elas preferem se dedicar ao planejamento de vida, aos relacionamentos, ao aperfeiçoamento e à prevenção dos problemas. Todos nós sabemos que isso é importante. Mas poucos realmente dão a atenção merecida a esses aspectos por causa das chamadas atividades urgentes e inadiáveis.

Lembre que a produtividade de um profissional é medida pelo trabalho feito, e não pelo esforço em realizá-lo.
O ideal, portanto, não é priorizar a sua agenda, e sim agendar as suas prioridades. Procure fazer seu próprio esquema seguindo a matriz de administração do tempo de Covey.

Defina quais as prioridades do dia e concentre-se nelas.
Procure manter o foco.
Não perca tempo com coisas que não são importantes e cuidado para não se deixar levar pela ansiedade.
Vá riscando tudo aquilo que for executando.
Isso é fundamental, pois o deixará estimulado e dará a sensação de que está realmente solucionando os problemas.


Excesso de informações:
Mesmo que você tenha uma capacidade acima da média para absorver informações, jamais conseguirá assimilar tudo o que deseja. "Um dos segredos é não perder tempo com o que os outros acham que você deve saber", diz Elaine St. James em seu best-seller Simplifique Sua Vida no Trabalho (Editora Mandarim, 242 páginas).
Você precisa desenvolver um senso crítico em relação ao que deve ou não ler, e saber se uma determinada informação será útil para o seu trabalho.
As pessoas perdem muito tempo lendo informações que são interessantes mas não importantes.
Para desenvolver uma disciplina, estabeleça um número de páginas para ler diariamente.
Enfim, há um velho ditado popular que diz que tempo é dinheiro. É um grande erro. Tempo é vida. Cuide bem dele!



Fonte: adaptado por Ronaldo Hiramine a partir do artigo original disponível em http://locamaxonline.blogspot.com/2008/09/artigos-e-notcias-est-sem-tempo-veculo.html